پلمپ دفاتر چیست؟
اگر در امور تجاری و در قالب شرکت فعالیت داشته باشید مسلماً میدانید که همه سازمانها مؤسسات و شرکتهای تجاری و … باید مالیات بپردازند. این مراکز موظف هستند تمام امور و فعالیتهای مالیشان را در دفتر خاصی ثبت کنند. برای این نوع از گردآوری اطلاعات، قانون دفاتر پلمپ را برای ثبت امور مالی مشخص کرده است.
افراد حقیقی و حقوقی باید دفاتر پلمپ (تحت عنوان دفاتر تجاری و قانونی هم شناخته میشوند) را از سازمان امور مالیاتی دریافت کرده و در روند کار خود استفاده کنند. تمام امور تجاری شرکتها باید به طور اجباری در این دفاتر به صورت دقیق ثبت و ضبط شود. چنین دفاتر اداری بر مبنای نوع کاربردی که دارند در انواع ۵۰، ۱۰۰ و ۱۵۰ برگ قابل ارائه میباشند.
چرا پلمپ دفاتر اهمیت دارد؟
همانطور که اشاره کردیم همه شرکتها باید با توجه به عملکردشان این دفاتر را تکمیل کنند و کارکردشان را به این وسیله به اطلاع اداره مالیات برسانند. در صورتی که شرکتها و سازمانها از این کار خودداری کنند، شرکت مشمول علیالراس خواهد شد که هزینههایی به صاحبان شرکتها تحمیل میکند.
حتی اگر شرکت شما فعالیت چندانی ندارد عملکرد مالیتان را به طور شفاف در این دفاتر ثبت کنید، حتی در شرایطی که در نهایت ناگزیر باشید دفاتر خالی تحویل دهید. علت این که به این دفاتر نام دفاتر پلمپ را نهادهاند این است که همه برگهای آن در اداره ثبت شرکت و اداره مالیات پلمپ میشود.
دفاتر قانونی و تجاری چه تفاوتی با هم دارند؟
این نوع دفاتر بهعنوان پلمپ دفاتر اداری و قانونی از لحاظ ماهیت تفاوت چندانی با هم ندارند و عامه مردم به اشتباه در میان آنها تفکیک قائل میشوند
دفاتر قانونی چه ماهیتی دارند؟
دفاتر قانونی که به عبارتی از آنها به عنوان دفاتر تجاری نیز یاد میشود، کاربردشان در امور مالی و مالیاتی است. برای ثبت و ضبط این دفاتر و پلمپ دفاتر قانونی میبایست از کارشناسان آگاه در امور مالی و حسابداری کمک بگیرید. دفاتر قانونی در دو نوع رسمی و غیررسمی دستهبندی میشوند. انواع دفاتر رسمی شامل موارد زیر است:
دفاتر رسمی روزنامه
تمامی تاجران، شرکتها و در کل همه افراد حقیقی و حقوقی که به تجارت مشغول هستند باید این دفاتر را پر کنند. تجار باید در این دفاتر تمامی فعالیتهای اقتصادی خود، شامل بدهکاریها، بستانکاریها، معاملات تجاری، تمامی مدارک، اسناد معاملات انجامشده و … را وارد کنند.
دفتر روزنامه به دو بخش تقسیم میشود:
دفتر روزنامه اختصاصی
دفتری است که بر پایه نوع معاملههای انجامشده تفکیک خواهد شد. در واقع با توجه به فعالیتهای مختلف، مانند امور فروش، امور خرید و … یک دفتر اختصاص داده خواهد شد. علاوه بر آن، از انواع دفاتر روزنامه اختصاصی میتوان به دفتر روزنامه خرید، دفتر روزنامه پرداختهای نقدی، دفتر روزنامه فروش و دفتر روزنامه دریافتهای نقدی اشاره کرد.
دفتر روزنامه عمومی
دفتری که شرکت تمامی معاملات را درون آن وارد میکند. این دفتر دارای دو ستون بدهکار و بستانکار است.
دفاتر رسمی کل
دفتری است که برای پلمپ دفاتر تجاری استفاده میشود. در این دفتر همه فعالیتهای مالی که در دفتر روزنامه ثبت شده باشد به آن منتقل خواهد شد. تجار باید هر 7 روز یک بار معاملههای خود را در دفتر کل یادداشت کنند.
دفاتر رسمی کپیه
در این دفتر تاجران تمامی صورتحسابها، مرسولهها، فعالیتها و … را وارد میکنند. در دفتر رسمی کپیه ترتیب زمانی اهمیت ویژهای دارد و باید تمامی معاملات به ترتیب زمان انجام نوشته شوند.
دفاتر رسمی دارایی
برای اینکه اداره امور مالیاتی کشور از لیست دارایی تجار باخبر باشد، قانونی را وضع کرده است که تاجران باید هرساله لیست تمام داراییهای خود را در این دفتر وارد کنند.
همانطور که اشاره کردیم تمام صفحات این دفاتر در اداره ثبت شرکتها و اداره مالیات پلمپ میشود. بر طبق قانون تجارت اشخاص حقیقی و حقوقی که اقدام به ثبت شرکت میکنند و در مرحله بعد باید نسبت به شفافسازی درآمدها و هزینههایشان در نوع قانونی اقدام کنند. به دلیل اهمیت اطلاعات ثبتشده در این دفاتر تجاری، این دفاتر از دیدگاه قانونگذار سندیت و اعتبار ویژهای دارد و قوانین خاصی در رابطه با آن وضع شده است.
دفاتر پلمپ باید پیشاز آنکه مورد استفاده قرار گیرد و اطلاعاتی در آن ثبت شود، به وسیله اداره ثبت پلمپ شود. این نوع دفاتر شامل دفتر کل، دفتر روزنامه، دفتر دارایی، دفتر اندیکس و دفتر کپیه میباشد. این نوع دفاتر قبل از ثبت مطالب توسط اداره ثبت امضا میشود. در پایان هر سال مالی شرکت باید دفاتر را به اداره مالیات تحویل دهد. درصورتی که شرکت هیچگونه فعالیتی هم نداشته باشد، باید این دفتر را، حتی سفید، به اداره مالیات تحویل دهد. در واقع پلمپ دفاتر اجباری است.
پلمپ دفاتر در چه مواردی ضروری است؟
همه دفاتری که پیش از این ذکر کردیم، بهغیر از دفتر کپیه، پیش از این که اطلاعاتی در آن ثبت و ضبط شود باید پلمپ شود. دفتر کپیه نیز باید به امضای نماینده اداره ثبت برسد و اوراق آن نمره ترتیبی دریافت کند.
کاربرد دفاتر پلمپ شامل چه مواردی است؟
ارائه اظهارنامه مالیاتی: هنگامیکه قرار است اظهارنامه مالیاتی ارائه شود، دفاتر پلمپ کاربرد پیدا میکنند. درصورتیکه شرکتها این روند قانونی را اجرا نکنند توسط اداره دارایی به دلیل تخلف جریمه خواهند شد. شرکتهای کلانی که از ارائه دفاتر پلمپ خود ممانعت میکنند در آینده متقبل جریمههای هنگفتی خواهند شد.
دریافت کارت بازرگانی: همانطور که اطلاع دارید برای پیگیری امور صادرات و واردات داشتن کارت بازرگانی الزامی است. به علت اهمیت ویژهای که امور صادرات و واردات برای شرکتها دارد، شرکتهایی که در این زمینه فعالیتهای قابل توجهی دارند باید جهت پلمپ دفاتر اقدام کنند.
روند تنظیم دفاتر تجاری
مطابق با قانون تجارت، شرکتها باید تمام معاملات و امور صادرات و وارداتشان را به طور دقیق همراه با تاریخ در صفحات اختصاصی در دفاتر تجاری به ثبت برسانند. نکته قابل توجه این است که در نوشتن اطلاعات باید دقت شود و هر گونه فضای خالی بیش از اندازه یا آسیب دیدن دفتر و یا نوشتن اطلاعات غیر مرتبط در فاصله بین سطور و حاشیهها به هیچ عنوان پذیرفته نیست.
مراحل پلمپ دفاتر
برای پلمپ دفاتر تجاری، ابتدا وارد سامانه اداره ثبت شرکتها شوید و ثبت نام می کنید. اگر شخصی حقوقی هستید، باید در قسمت پلمپ دفاتر، به بخش حقوقی بروید. در غیر اینصورت در همان بخش به قسمت افراد حقیقی میروید. اطلاعات مورد نیاز برای ثبت دفاتر پلمپ شامل شناسه ملی، کد پستی، شماره تلفن و مدارک شرکت میباشد. لازم به ذکر است که برای دریافت دفاتر باید پیش از سال مالی جدید اقدام کرد.
مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر اشخاص حقیقی
کپی کارت ملی
کپی پروانه کسب
مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر اشخاص حقوقی
کپی روزنامه تاسیس شرکت
وجود مهر شرکت
کپی کارت ملی مدیر عامل
همچنین میتوانید با مراجعه به شرکت ثبتی درخواست ثبت دفاتر تجاری را دهید تا متخصصان این کار را برای شما انجام دهند. شما میتوانید با ثبتیما تماس بگیرید و با مشاوران ما در این خصوص صحبت کنید. مشاوران ثبتیما با سالها تجربه و دارا بودن کارشناسان خبره، به شما کمک خواهد کرد تا دفاتر تجاریتان را بهراحتی ثبت کنید.
با ثبتیما تا ابد باقی بمان
همراه با ما باشید در تمامی شبکه های اجتماعی
Aparat: aparat.com/Sabtima
Telegram: https://t.me/sabtima1
Instagram : sabti.ma